Solicitar una cotización de transporte internacional puede parecer complicado, especialmente si es la primera vez que importas o exportas mercancía. Sin embargo, no necesitas ser un experto en logística para comenzar.
Contar con algunos datos básicos sobre el origen, destino, mercancía y características de la carga permite a un operador logístico evaluar las alternativas disponibles y preparar una cotización más precisa.
Ya sea que necesites transporte marítimo, aéreo o multimodal, esta guía te ayudará a identificar la información que conviene tener a mano antes de solicitar una cotización.
¿Qué información necesitas para cotizar un envío internacional?
Antes de solicitar una cotización, procura tener estos datos:
- Origen: ciudad, puerto o aeropuerto desde donde saldrá la carga.
- Destino: ciudad, puerto o aeropuerto al que debe llegar.
- Tipo de servicio: marítimo, aéreo, terrestre o multimodal.
- Tipo de mercancía: qué producto vas a transportar.
- Cantidad de bultos: cajas, pallets, sacos, piezas, etc.
- Peso: peso bruto total de la carga.
- Dimensiones: largo, ancho y alto de cada bulto.
- Volumen: CBM o metros cúbicos, cuando corresponda.
- Valor de la mercancía: especialmente si necesitas considerar un seguro de carga.
- Incoterm: por ejemplo, EXW, FCA, FOB, CIF o DDP.
- Servicios adicionales: aduanas, seguro, transporte terrestre, almacenamiento o manejo especial.
No siempre necesitarás todos estos datos desde el primer momento. Los requisitos pueden variar según el tipo de operación y la modalidad de transporte.
Origen y destino de la carga
Uno de los primeros datos que debes proporcionar es desde dónde y hacia dónde se moverá la mercancía.
Indica, cuando sea posible:
- Ciudad de origen.
- Puerto o aeropuerto de salida.
- Ciudad de destino.
- Puerto o aeropuerto de llegada.
- Dirección de recolección o entrega, si ya está definida.
Por ejemplo:
Origen: Shenzhen, China
Destino: San José, Costa Rica
Esta información permite analizar las rutas disponibles y determinar qué alternativas de transporte pueden ser adecuadas para la operación.
Si la mercancía requiere transporte terrestre antes o después del tramo internacional, también es importante indicarlo.
¿Qué tipo de mercancía vas a transportar?
La descripción de la carga es fundamental para determinar cómo puede manejarse y transportarse.
No basta con indicar únicamente "productos" o "mercadería". Mientras más clara sea la descripción comercial, mejor.
Por ejemplo:
Menos específico:
"Productos electrónicos"
Más específico:
"100 unidades de equipos de medición electrónica, empacados individualmente en cajas de cartón."
También es importante indicar si se trata de:
- Carga general.
- Mercancía peligrosa.
- Alimentos.
- Productos refrigerados o congelados.
- Carga sobredimensionada.
- Mercancía que requiere condiciones especiales de manipulación.
Esta información puede influir directamente en las alternativas de transporte y en los requisitos de manejo de la carga.
Cantidad de bultos
Indica cuántas unidades físicas componen el envío.
Pueden ser:
- Cajas.
- Pallets.
- Sacos.
- Tambores.
- Rollos.
- Equipos.
- Piezas individuales.
- Otros tipos de embalaje.
Por ejemplo:
10 pallets, 80 cajas en total.
La cantidad de bultos, junto con su peso y dimensiones, ayuda a determinar el espacio que ocupará la carga y las opciones disponibles para transportarla.
Peso de la carga
El peso es uno de los datos básicos para preparar una cotización.
Lo ideal es proporcionar el peso bruto total, es decir, el peso de la mercancía junto con su embalaje, cuando corresponda.
Por ejemplo:
Peso bruto total: 850 kg.
En algunos casos también puede ser necesario conocer el peso individual de cada bulto.
Esto es especialmente relevante para operaciones aéreas, donde el peso puede interactuar con el volumen de la carga para determinar el peso sujeto a cobro.
Dimensiones y volumen de la carga
El peso no es suficiente para conocer las características de un envío.
También necesitas conocer las dimensiones de los bultos:
Largo × ancho × alto
Por ejemplo:
10 cajas de 60 × 40 × 50 cm.
Con estas medidas es posible calcular el volumen de la carga.
El volumen suele expresarse en metros cúbicos (CBM) y es especialmente importante para operaciones de carga marítima consolidada o LCL.
¿Por qué son importantes las dimensiones?
Porque dos cargas pueden tener exactamente el mismo peso, pero ocupar cantidades muy diferentes de espacio.
Por ejemplo, una carga de 500 kg puede estar compactada en pocos pallets o distribuida en numerosos bultos voluminosos. Esa diferencia puede afectar la forma más conveniente de transportarla.
Transporte marítimo: ¿FCL o LCL?
Cuando necesitas transportar mercancía por vía marítima, una de las primeras decisiones es determinar qué modalidad puede adaptarse mejor a la carga.
FCL — Full Container Load
FCL corresponde al transporte de un contenedor completo.
Dependiendo de las características de la operación, pueden existir diferentes tipos y tamaños de contenedor, como:
- 20 pies.
- 40 pies.
- 40 pies High Cube.
- Reefer.
- Open Top.
- Flat Rack.
- Otros equipos especializados.
Cuando ya conoces la necesidad de utilizar un contenedor completo, es importante indicar el tipo de carga y, cuando sea posible, el tipo y tamaño de contenedor requerido.
LCL — Less than Container Load
LCL corresponde a carga consolidada, utilizada cuando la mercancía no requiere ocupar un contenedor completo.
En este caso, las dimensiones, el número de bultos, el peso y el volumen adquieren especial importancia.
Por ejemplo:
4 pallets
2.5 CBM
750 kg
Con esta información, el equipo logístico puede evaluar las alternativas disponibles para transportar la carga consolidada.
Transporte aéreo: peso real y peso volumétrico
En el transporte aéreo existe un concepto que suele generar dudas: el peso volumétrico.
Una carga puede pesar poco, pero ocupar mucho espacio dentro de una aeronave. Por eso, dependiendo de las características del envío, el cálculo del transporte puede considerar tanto el peso real como el volumen que ocupa la mercancía.
Para evaluar una carga aérea conviene proporcionar:
- Peso real.
- Número de piezas.
- Dimensiones de cada pieza.
- Tipo de mercancía.
- Requerimientos especiales de manejo.
Si ya cuentas con el peso volumétrico, puedes incluirlo en la solicitud de cotización. Si no lo conoces, proporcionar las dimensiones permitirá que el equipo pueda evaluarlo.
¿Qué es el transporte multimodal?
No todas las operaciones internacionales se realizan utilizando un único medio de transporte.
Una operación puede combinar diferentes modalidades. Por ejemplo:
Proveedor → transporte terrestre → puerto → transporte marítimo → aduana → transporte terrestre → destino final
Este tipo de operación puede involucrar diferentes etapas y proveedores, por lo que es importante informar desde el inicio si necesitas una solución que incluya transporte terrestre además del tramo marítimo o aéreo.
Si todavía no sabes cuál combinación de transporte es la más conveniente, puedes indicarlo al solicitar asesoría.
¿Qué es el Incoterm y por qué es importante?
El Incoterm define aspectos importantes relacionados con las responsabilidades, costos y riesgos entre comprador y vendedor dentro de una operación comercial internacional.
Algunos de los Incoterms que puedes encontrar son:
- EXW.
- FCA.
- FOB.
- CIF.
- DDP.
Por ejemplo, no es lo mismo solicitar una cotización bajo condiciones EXW que bajo condiciones FOB, porque el punto desde el cual comienzan determinadas responsabilidades y costos puede ser diferente.
Por eso, si ya tienes definido el Incoterm de tu operación, inclúyelo al solicitar una cotización.
¿No sabes cuál es tu Incoterm? No necesariamente significa que no puedas comenzar a consultar. Indica lo que conoces de la operación y solicita orientación sobre la información que necesitas definir.
¿Necesitas despacho aduanero?
El transporte internacional es solamente una parte de una operación de comercio exterior.
Dependiendo de tus necesidades, puedes requerir también servicios relacionados con:
- Despacho aduanero.
- Transporte terrestre.
- Recolección en origen.
- Entrega en destino.
- Almacenamiento.
- Seguro de carga.
- Manejo de mercancías especiales.
Por eso, cuando solicites una cotización, es recomendable indicar qué servicios adicionales necesitas.
¿Necesitas seguro de carga?
El valor comercial de la mercancía puede ser relevante cuando deseas evaluar un seguro de carga.
Si necesitas este servicio, proporciona el valor de la mercancía y cualquier información adicional que te soliciten para determinar las condiciones de cobertura.
El seguro puede ser especialmente relevante cuando se transportan mercancías de alto valor o cuando la operación requiere una protección adicional durante el traslado.
¿Qué pasa si no tienes todos los datos?
Esta es una de las dudas más comunes, especialmente entre empresas que están comenzando a importar o exportar.
No siempre necesitas tener toda la información perfectamente definida antes de realizar una consulta.
Si todavía no conoces el CBM, no sabes cuál modalidad utilizar o no tienes claro qué información debe proporcionar tu proveedor, puedes comenzar compartiendo los datos que ya tienes disponibles.
Como mínimo, procura indicar:
- Origen.
- Destino.
- Tipo de mercancía.
- Cantidad aproximada.
- Peso aproximado.
- Dimensiones, si las tienes.
- Fecha estimada de la operación.
- Incoterm, si ya está definido.
Con esta información inicial, un equipo especializado puede ayudarte a identificar qué datos adicionales son necesarios para evaluar la operación.
Checklist: datos que debes tener antes de solicitar una cotización
Antes de enviar tu solicitud, verifica si cuentas con:
- Origen de la carga.
- Destino de la carga.
- Tipo de mercancía.
- Descripción comercial del producto.
- Cantidad de bultos.
- Peso bruto total.
- Dimensiones de cada bulto.
- Volumen total o CBM, si lo conoces.
- Tipo de transporte requerido, si ya lo tienes definido.
- Tipo de contenedor, si corresponde.
- Incoterm.
- Valor de la mercancía, si requieres seguro.
- Necesidad de despacho aduanero.
- Necesidad de transporte terrestre.
- Requerimientos especiales de manejo.
- Fecha estimada de embarque.
Mientras más completa sea la información proporcionada, más elementos tendrá el equipo logístico para evaluar las alternativas disponibles.
¿Listo para cotizar tu operación internacional?
Ya sea que necesites transporte marítimo, aéreo o una solución multimodal, contar con la información correcta es el primer paso para evaluar rutas, tiempos de tránsito y alternativas de costo.
En Grupo Linc podemos ayudarte a identificar las opciones de transporte que mejor se adapten a las características de tu operación.